Häufig gestellte Fragen rund um das Thema eBO - für Sie beantwortet

1. Was ist eBO?

eBO ist ein besonderes elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach. Es dient Bürgern und Organisationen zur rechtssicheren, datenschutzkonformen, digitalen Kommunikation in Rechtsgeschäften. Man kann also elektronisch Dokumente mit Gerichten, mit Behörden, mit Anwälten, Notaren, Steuerberatern und anderen rechtssicher austauschen.

2. Wer darf ein eBO nutzen?

Wie der Name schon sagt, jeder Bürger und jede Organisation des privaten Rechts. Das sind also z.B. auch ehrenamtliche, berufliche Betreuer und Betreuungsvereine.

3. Gibt es für Betreuer und Betreuungsvereine eine Nutzungspflicht?

Aktuell (noch) nicht, weder eine passive (Empfangsbereitschaft) noch eine aktive (Sendungspflicht). Aber: Der Trend zeigt in eine eindeutige Richtung. So gilt beispielsweise in Nordrhein-Westfalen ab 1. Juli 2026 eine Verordnung, nach der Vergütungsanträge nur noch in elektronischer Form einzureichen sind. Dies bringt also eine aktive Nutzungspflicht mit sich. Auch in Bayern ist solch eine Verordnung derzeit in Vorbereitung. Es ist davon auszugehen, dass weitere Bundesländer (vor allem angrenzende) zeitnah nachziehen werden.

Eine weitere Neuerung ist die Auslegung des § 173 ZPO und hier insbesondere der Begriff der "Zuverlässigkeit" ("sowie sonstige in professioneller Eigenschaft am Prozess beteiligte Personen, Vereinigungen und Organisationen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann"). Hier gibt es inzwischen Gerichte, die das so auslegen, dass z.B. auch Betreuer/innen und Betreuungsvereine darunter fallen und diese daher eine passive und aktive Nutzungspflicht haben (vgl. Beschluss vom 09.01.2025 - 053 T 4110/24 e LG Augsburg; openjur.de).

Darüber hinaus ist seit 01.01.2026 in vielen Ländern die E-Akte in Gerichten verpflichtend. Dies erhöht faktisch die Pflicht, elektronisch mit den Gerichten zu kommunizieren.

4. Welchen Nutzen und welche Vorteile hat ein eBO?

Zunächst einmal die Vorteile des digitalen Zeitalters. Man kann schnell ein große Menge an Dokumenten, viel größere Mengen als per E-Mail, elektronisch zustellen und empfangen. Die digitale Form spart aber nicht nur Zeit, sondern auch Geld, da die Kosten rund um analog gedruckte Briefpost entfallen. Zudem gilt die (verschlüsselte) eBO-Post als rechtssicher zugestellt und datenschutzkonform versandt.

5. Wie teuer ist ein eBO-Postfach?

Ein butler eBO-Postfach kostet aktuell 19,90 € netto pro Monat.

5.1 Wie viel Post kann ich mit einem butler eBO-Postfach senden und empfangen?

Es gibt aktuell keine Versand- und Empfangsgrenze in der Anzahl der eBO-"Nachrichten".

5.2 Wie hoch ist die Einrichtungsgebühr?

Kosten ergeben sich jeweils gemäß aktuell gültiger Preisliste.

6. Wie viele Postfächer braucht ein Verein?

Ein Verein ist eine juristische Person des privaten Rechts und benötigt in der Regel nur ein Postfach. Eine Organisation darf für Untergliederungen (z.B. Standorte) ein weiteres Postfach nutzen, wenn dieses Postfach für Außenstehende klar von der Hauptorganisation unterscheidbar und zugleich zugehörig erkennbar ist.

7. Darf ein Vereinsbetreuer das Postfach des Vereins nutzen?

Ja, der Verein muss seine Nutzer, die rechtsfähig über dieses Postfach Dokumente versenden dürfen, bestimmen. Dies sollte über eine Arbeitsanweisung geregelt werden.
7.1 Wie kommt die Post in einem Verein zum richtigen Empfänger bzw. Betreuer oder zur Zentrale?

Mit butler lässt sich das gut organisieren. butler ist ortsunabhängig, da die Software im Rechenzentrum der prosozial GmbH betrieben wird. Für eBO-Post kann man einen zentralen Posteingangskorb einrichten. Durch die Zuordnung von Zuständigen in butler kann sowohl eine Zentrale, aber auch eine ausgewählte Personengruppe die eingegangene Post ganz einfach an die Zuständigen oder deren Vertretungen weiterleiten. Diese können die Post dann im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs aus sicher abrufen, lesen und bearbeiten.

8. Wie viele Postfächer braucht ein Betreuungsbüro mit mehreren Berufsbetreuern?

Jede/r Berufsbetreuer/in muss ein eigenes „Bürger"-Postfach einrichten. Hierüber muss er/sie auch persönlich Dokumente versenden.

9. Für wen ist das kostenlose „Mein Justizpostfach“?

Das kostenlose „Mein Justizpostfach“ ist grundsätzlich für jeden Bürger gedacht. Man kann es sich als Inhaber einer BundID (ein Benutzerkonto, das man sich über einen Personalausweis mit Onlinefunktion einrichten kann) anlegen. Es befindet sich seit Oktober 2023 in der Betaphase. Der Funktionsumfang umfasst das Versenden und Empfangen von Dokumenten sowie die Adresssuche von besonderen Postfächern. "Mein Justizpostfach" ist nicht zur professionellen Nutzung geeignet.

10. In welchen gesetzlichen Vorschriften wird die Nutzung des eBO geregelt?

Da ein eBO sehr umfassend, also für sehr viele Rechtsgeschäfte genutzt werden kann, gibt es auch zahlreiche Gesetze und Vorschriften, die die Nutzung regeln. Zentrale Normen sind die ZPO, die dazugehörige ERVV, das SGB und das VervffG sowie weitere Verfahrensgesetze wie beispielsweise das FamFG für das Betreuungsrecht.

Wir haben die aktuellen Gesetze in unserem Downloadbereich einzeln und in einer Zusammenschau (Auszüge) für Sie zusammengestellt.

11. Was brauche ich als Betreuer, um ein eBO-Postfach eröffnen zu können?

Sie brauchen

1. eine eBO-Software,

2. einen Personalausweis mit Onlinefunktion und PIN,

3. Support zur Einrichtung.

Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gerne näher.

12. Was bedeutet eigentlich "eBO ist in butler integriert"?

Kunden, die sich für butler entschieden haben, wollen „alles in einem System“ haben, wollen von „überall arbeiten“ können, wollen sich "nicht um IT-Probleme kümmern" müssen. Integriert heißt in unserem Fall: Sie schreiben im butler einen eBO-„Brief mit Anlagen“ und das Programm sorgt dafür, dass dieser Brief beim ausgewählten eBO-Empfänger ankommt. Kein Programmwechsel, keine zweite Datenhaltung, keine zusätzlichen Updates, kein Daten- und Programmumzug bei einem Hardwarewechsel. eBO ist in butler integriert und überall verfügbar (wo Sie Internet haben). Gleiches gilt für den Empfang von eBO-Nachrichten. Also haben Büros und Vereine mit mehreren eBO-Nutzern auch kein Problem, eBO-Nachrichten zu delegieren oder weiterzuleiten oder gemeinsam zu lesen - das Zusammenarbeiten funktioniert einfach weiter.

13. Wozu braucht man eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) und was ist das?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) und das DE-Mail-Postfach waren lange Zeit die einzige Möglichkeit, um elektronische Dokumente schriftformersetzend und rechtssicher zu übermitteln. Hier wird grob gesprochen die handschriftliche Unterschrift durch ein technisches Verfahren ersetzt, sodass das Gericht Dokumente mit einer solchen Signatur als schriftformersetzend anerkennt.

Durch die Einführung der sicheren Übermittlungswege (siehe § 130a ZPO) für die verschiedenen besonderen Postfächer (eBO, beBPo, beA etc.) wurde zu QES und DE-Mail eine „bessere“ Alternative geschaffen. Diese bessere Alternative soll Nachteile der QES und von DE-Mail ausgleichen. Dies findet man sehr gut in der Gesetzesbegründung direkt auf Seite 1 dargelegt, wo Folgendes als Ziel ausgegeben wird:

"Es bedarf daher der Schaffung zusätzlicher elektronischer Kommunikationswege, um auch diese Personengruppen, Unternehmen, Organisationen und Verbände in die sichere elektronische Kommunikation mit den Gerichten einzubinden."

14. Für welche Verfahrenswege ist eine qualifizierte elektronische Signatur gefordert?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) gilt grundsätzlich als schriftformersetzend. Sie wird daher gerne von Anwälten oder in bestimmten Gerichtsverfahren auch von Sachverständigen genutzt, um darzulegen, dass ein Dokument gesondert gezeichnet wurde (wie eine handschriftliche Unterschrift). In fast allen Gerichtsverfahren, Verwaltungsverfahren und Verfahren nach dem SGB reicht der sichere Übermittlungsweg eBO zur rechtsicheren und fristgerechten Einreichung sowie die Unterschrift in maschinenlesbarer Form aus - in Verwaltungsverfahren und SGB-Verfahren allerdings erst seit dem 01.01.2024.

15. Lohnt sich ein eBO und können Sie die Vorteile kurz zusammenfassen?

Ja, es lohnt sich, da es zum einen schneller und günstiger ist als analoge Verfahren, zum anderen ist es rechtssicher und datenschutzkonform und zu guter Letzt ist es in butler vollintegriert und damit jederzeit mobil verfügbar.

16. Was ist noch zu tun - Stichwort "Betreuerpostfach"?

Aus Sicht der Professionalisierung sollten die beruflichen Betreuer für ein berufliches Postfach kämpfen. So würden andere Teilnehmer am elektronischen Rechtsverkehr direkt wissen, dass sie es mit einem beruflichen Betreuer zu tun haben, der auch stellvertretend für einen betreuten Bürger aktiv sein kann und darf. So haben z.B. Dolmetscher und Gerichtsvollzieher ein besonderes „Bürgerpostfach“, sie werden direkt in ihrer beruflichen Rolle erkannt, das gibt Sicherheit für alle Parteien. Hierfür bedarf es einer Gesetzesänderung und eines eigenen zentralen Betreuerregisters.

17. Müssen Gerichte und Behörden eBO-Post annehmen?

In der Regel ja. Wir sind mitten in der Transformation vom analogen zum elektronischen Rechtsverkehr. Sehr viele Gesetze erlauben ausdrücklich die elektronische Zustellung via eBO. Für manche Berufsgruppen gibt es sogar schon die Pflicht. Da aber Gerichte oder auch Behörden teilweise organisatorisch noch schlecht auf diese neue elektronische Zustellung vorbereitet sind, kommt es immer wieder zu Aufrufen und Empfehlungen, von der elektronischen Übermittlung abzusehen. Dafür gibt es aber in der Regel keine gesetzliche Grundlage. Hier hilft häufig das Gespräch - und manchmal muss man auch auf seinem Recht bestehen.

17.1 Dürfen Behörden eBO-Nachrichten ablehnen?

Hier wird es spannend: Grundsätzlich dürfen Behörden elektronische Nachrichten über eBO nicht einfach ablehnen, wenn sie einen elektronischen Zugang eröffnet haben. Die rechtliche Grundlage dafür ist:

- § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) bzw. § 36a SGB I: Die elektronische Übermittlung ist zulässig, wenn der Empfänger einen Zugang eröffnet hat (https://ervjustiz.de/elektronischer-rechtsverkehr-mit-behoerden).

- Die Zugangseröffnung kann ausdrücklich oder konkludent erfolgen – z. B. durch Angabe einer E-Mail-Adresse oder eines beBPo (besonderes Behördenpostfach) auf der Website oder im Briefkopf (https://ervjustiz.de/elektronischer-rechtsverkehr-mit-behoerden).
Wenn eine Behörde also ein beBPo betreibt oder sich im EGVP-Verzeichnis befindet, gilt der Zugang als eröffnet – und damit ist sie verpflichtet, elektronische Nachrichten über diesen Weg entgegenzunehmen.

17.2 Was passiert, wenn eine Behörde (trotzdem) ablehnt?

Wenn eine Behörde eine eBO-Nachricht ablehnt, obwohl sie einen Zugang eröffnet hat, verstößt sie gegen ihre gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation. Eine Ablehnung wäre nur dann zulässig, wenn:

- kein Zugang eröffnet wurde, oder

- technische Gründe vorliegen, die eine Bearbeitung unmöglich machen – in diesem Fall muss die Behörde den Absender unverzüglich informieren und die technischen Rahmenbedingungen mitteilen (https://ervjustiz.de/elektronischer-rechtsverkehr-mit-behoerden).

18. Wo finde ich hilfreiche Webseiten zu weiteren Fragen?

egvp.justiz.de (Infos rund um das EGVP)

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